Veilig en duurzaam thuiswerken

Uit de eerste Monitor Hybride Werken van KPN bleek dat zo’n 70 procent van de Nederlandse werknemers een thuiswerkplek heeft die nog altijd niet goed is toegerust op het werken vanuit huis. Toch is het hybride werken al niet meer weg te denken uit onze samenleving. De COVID19 pandemie heeft een en ander versneld, maar het is al een tijd duidelijk dat onze volle wegen, de stikstof problematiek en het opraken van fossiele brandstoffen de noodzaak versterken tot nieuwe manieren van samenwerken, namelijk online. Een kwalitatief goede en veilige integratie van audio- en video is daarbij cruciaal. Hoe pakt u dat aan?

Het succes van hybride werken

Van incidenteel een dag thuiswerken, naar – tijdens de coronaperiode – volledig thuiswerken, zet Nederland nu een volgende stap: naar het hybride werken. Daar waar het werk technisch mogelijk is ontstaat er een werkweek met 2 tot 3 dagen thuiswerken en 2 tot 3 dagen op kantoor. Volledig blijven thuiswerken is niet populair bij werkgevers. Maar helemaal terug naar kantoor, daar zijn ook weinig voorstanders van. Dus gaan de meeste organisaties voor de combinatie van thuis en kantoor.

Uw IT manager en interne helpdesk zitten echter niet te wachten op een stroom van extra telefoontjes en mailtjes van thuiswerkende collega’s die problemen hebben met hun hardware of applicaties. Dit kan beperkend werken voor de stap naar het hybride werken. Het is van belang dat u eerst een aantal stappen doorloopt om te zorgen dat u het in één keer goed regelt.

Efficiency verbetering

Het hybride werken heeft namelijk grote impact op organisaties. Zowel op de manier waarop we samenwerken als op de productiviteit. Eerdere onderzoeken en ervaringen tonen aan dat hybride werken kan leiden tot een efficiency verbetering van 10 tot 20 procent bij organisaties die hier serieus werk van maken. Ook de kwaliteit van werken kan omhoog. Zo adviseert het gerenommeerde onderzoeksbureau Gartner om niet te kijken naar hoeveel elke medewerker presteert, maar naar de consistentie in het opleveren van de gewenste resultaten of output. Het Amerikaanse bureau constateert dat wanneer werknemers meer vrijheid krijgen in waar en wanneer ze werken, het aantal mensen dat goed presteert groeit van 36% naar 55% (bron: KPN).

Onderdeel van het hybride werken is het nieuwe vergaderen, meetings met een combinatie van online en fysiek aanwezigen. Dat betekent dat de organisator secuur moet omgaan met tijd en planning om deze manier van vergaderen tot een succes te maken. Het betekent ook dat moderne vergaderfaciliteiten, zowel hard- als software, op kantoor en thuis geregeld dienen te zijn en alle deelnemers bekend dienen te zijn met de toepassingen.

Koploper

Zelf was ik jarenlang actief in breedband en sinds 1998 fervent promotor van glasvezelaansluitingen. In mijn visie was een breedbandig netwerk noodzakelijk voor alle vormen van communicatie en bereikbaarheid en zou het nieuwe vormen van samenwerken en zakendoen stimuleren. Inmiddels beschikt een groot deel van Nederland, zowel zakelijk als privé, over een breedbandige glasvezel- of kabelaansluiting en kunnen we niet meer zonder. Daarin zijn we wereldwijd koploper en daar mogen we best trots op zijn.

De volgende stap om deze nieuwe vormen van samenwerking te laten slagen, nu bandbreedte geen issue meer is, zit hem in de kwaliteit en de veiligheid van de platformen (software) en hardware die we gebruiken om samen te werken.

Veel organisaties zijn druk bezig met het inrichten van meeting rooms op kantoor, met prachtige audio- en videosystemen, grote beeldschermen en andere online vergaderfaciliteiten.

Kwaliteit en veiligheid

Om het hybride werken echt succesvol te maken, mogen we de thuiswerker echter niet vergeten. Kwaliteit van beeld en geluid is pas echt hoorbaar en zichtbaar als alle deelnemers in een online vergadering of conference, zijn uitgerust met kwalitatief goede hardware.

Ook is het van belang om de diverse samenwerkingsplatformen zoals Microsoft Teams, Zoom en Webex te kunnen integreren. Zo kan iedereen, medewerker of klant, ongeacht het gebruikte platform, veilig aan een online sessie deelnemen.

Brullende baby’s

Als ik het over kwaliteit heb, dan heb ik het niet over een laptop met een standaard camera en standaard ingebouwde microfoon. Dat ziet er vaak niet uit in daglicht. Er is standaard geen autofocus beschikbaar dus de medewerker is vaak niet goed in beeld. Zonder geluidsfilters komen alle achtergrondgeluiden van brullende baby’s, borende buurmannen en blaffende bijters knalhard de vergadering binnen en ben je gedwongen je geluid steeds aan en uit te zetten. De kwaliteit van het geluid is zelfs van wezenlijk belang, zonder beeld kun je nog altijd overleggen, zonder geluid is dat niet mogelijk.

Die kennis heb ik overigens niet van mezelf. Sinds een tijdje ben ik actief bij LydisPlus, een IP-samenwerkingsspecialist waar ik dagelijks te maken krijg met dit soort vraagstukken van onze klanten uit de hele Benelux.