Vergaderen op afstand voor de overheid

Ook bij de overheid is thuiswerken de afgelopen jaren steeds meer de standaard geworden. Dit brengt veel voordelen met zich mee, voor zowel werkgever als werknemer, maar uiteraard ook behoorlijk wat uitdagingen. Zo worden er veel vergaderingen op afstand gehouden, of met een groep op locatie en een ander deel van de groep vanuit huis. Het is belangrijk om dit goed, snel en veilig te kunnen doen, zeker omdat dit de belangrijkste factoren zijn bij het hybride werken voor de overheid. Waar moet je allemaal rekening mee houden?

Informatieveiligheid

Dit is uiteraard van levensbelang voor elke overheidsorganisatie, helemaal als ze hybride willen werken. De informatie die wordt gedeeld is niet voor iedereen, en dat moet zo blijven. Daarom wil je dat de documenten die worden gedeeld via beeld én de gesprekken altijd veilig zijn. Zorg daarom voor een zeer goede veiligheid rondom digitale vergaderingen.

Privacy Bewaking

Dit sluit aan bij bovenstaand punt. Het beeld- en geluidsmateriaal kan vaak worden opgeslagen, en ook tijdens een vergadering kunnen meerdere mensen meekijken. Uiteraard wil je ervoor zorgen dat enkel mensen die bevoegd zijn meekijken, en later het materiaal kunnen terugkijken.

Gezamenlijk naar de inhoud kunnen kijken

Om een vergadering vlekkeloos en snel te laten verlopen, is het belangrijk dat je samen naar inhoud van documenten en andere zaken kunt kijken. Houd er daarom rekening mee dat het mogelijk is om op een gemakkelijke manier informatie te kunnen delen. Hiervoor zijn meerdere oplossingen te bedenken. Zo kun je de MVC940 gebruiken wanneer je grote ruimtes wilt dekken en deze uitbreiden met meerdere camera's en microfoons. Ook kun je de MVC940 combineren met de UVC30 content kit om analoog content van een whiteboard live te delen met deelnemers op afstand.

Veilig beeldmateriaal opnemen

Essentieel in het tijdperk van hybride werken. Het komt vaker voor dat niet iedereen bij een vergadering aanwezig kan zijn, of in elk geval niet de gehele vergadering. Hiervoor wil je de mogelijkheid bieden om de vergadering op elk gewenst moment terug te kunnen kijken. Bovendien kun je op die manier ook om andere reden nog terugschakelen naar de vergadering. Altijd handig. Let hierbij dus wel op de veiligheid van het opgeslagen beeld- en geluidsmateriaal.

Duidelijk beeld en geluid

Het laatste, maar zeker niet onbelangrijk is duidelijk beeld en geluid. Sinds steeds meer vergaderingen hybride plaatsvinden, kennen we allemaal de problemen hieromheen. Het beeld hapert, het geluid heeft vertraging, de ene hoort je wel en de ander niet en ga zo maar door. Deze problemen wil je voorkomen. Hybride vergaderen is prima mogelijk, en biedt wanneer je het goed aanpakt voornamelijk voordelen. Voorwaarde is dan dus wel dat je alles goed aanpakt. Dat begint met goed beeld en geluid, zowel in de vergaderruimte als vanuit huis.

Wanneer een deel van de groep vergadert vanuit een middelgrote vergaderruimte, is de Yealink A30. Dit is een all-in-one videoconferencing bar, die zeer handig in gebruik is. Met deze oplossing houd je jouw laptop vrij voor andere zaken. Deze bar is uitgerust met AI-functies zoals auto Framing en een speaker tracking, waardoor altijd de juiste persoon in beeld verschijnt. Ook dat is natuurlijk zeer belangrijk, dat de persoon die spreekt direct en duidelijk in beeld is.

Deelnemen vanuit huis

Daarnaast wil je ook dat mensen thuis op snelle en effectieve wijze kunnen deelnemen aan de vergadering. Belangrijk hierbij is allereerst een goede webcam, zodat ook mensen vanuit huis in beeld zijn wanneer ze spreken. Daarnaast is duidelijk geluid belangrijk, waarbij de persoon thuis anderzijds ook alles goed moet kunnen horen. Een thuiswerkset, bestaande uit een headset en webcam, is hiervoor ideaal. Met onze oplossing is iedereen scherp in beeld, en kan men door middel van een draadloze headset gemakkelijk communiceren terwijl ze aantekeningen kunnen maken of even een tijdje de benen kunnen strekken bij langere vergaderingen.