Nationale Opera & Ballet: Hybride samenwerken met Yealink en Microsoft Teams

Nationale Opera & Ballet (NO&B) behoort tot de wereldtop in opera- en balletproducties. Het artistieke werk vraagt om intensieve samenwerking, zowel op locatie als met internationale partners. De bestaande vergaderruimtes en IT-infrastructuur sloten echter niet meer aan op deze manier van werken.

Samen met AV-partner AVEX vernieuwde NO&B alle vergaderruimtes op twee locaties. De nieuwe inrichting, gebaseerd op Yealink en Microsoft Teams, maakt hybride overleg eenvoudig, professioneel en betrouwbaar. Deze case laat resellers zien hoe je voor complexe organisaties een toekomstbestendige vergaderoplossing realiseert.

De uitdaging van Nationale Opera & Ballet

Toen de coronapandemie uitbrak in 2020, moest NO&B snel overschakelen op hybride vergaderen. De overstap naar Microsoft Teams was al gemaakt, maar er waren te weinig ruimtes die geschikt waren voor hybride overleg. Medewerkers wilden:
- online vergaderen met interne en externe partners
- eenvoudig presentaties delen in de vergaderruimtes
- flexibel schakelen tussen Teams, Zoom en andere platformen
- een oplossing die ook op een tweede locatie gebruikt kon worden
- systemen die intuïtief en zonder handleiding te bedienen zijn
NO&B startte een aanbesteding en testte meerdere oplossingen een week lang. De apparatuur werd beoordeeld op samenwerking met Teams en Zoom, bediening, schaalbaarheid en gebruiksgemak. Daaruit kwam Yealink als beste uit de test,

“De vereiste voor de systemen waar we naar op zoek waren, voor verschillende vergaderruimtes op twee locaties, was dat deze goed met elkaar én met Microsoft Teams samen konden werken. Op het moment dat we het project begonnen, werkte de directie daarnaast tevens veel met Zoom, voor het geven van updates en voor het contact met externen. Ook daar moest de nieuwe apparatuur dus eenvoudig mee gebruikt kunnen worden. Verder bestond er de wens dat de systemen gemakkelijk te hanteren zouden zijn, zodat iedere medewerker hier zonder problemen mee overweg zou kunnen.

Middels een aanbesteding hebben we verschillende merken een week lang kunnen testen, waarna we een vergelijking maakten op basis van onze wensen. Uit deze vergelijking kwam Yealink als beste naar voren. Dit systeem sloot goed aan op het werkplekconcept van NO&B en werkte naadloos samen met Microsoft Teams & Zoom."

- Lizz van Huizen, Informatiemanager bij Nationale Opera & Ballet

De gekozen oplossing: uniforme hybride vergaderruimtes met Yealink

Rol van AVEX en LydisPlus

AVEX begeleidde het volledige project. LydisPlus leverde de demo-apparatuur en gaf inhoudelijk advies, zodat NO&B de systemen op beide locaties goed kon vergelijken. De keuze viel op de variant die naadloos aansluit op het werkplekconcept en de hybride werkprocessen van NO&B.

Technologie en systemen
Voor de zes vergaderruimtes op twee locaties (inclusief het decoratelier) koos NO&B voor een mix van all-in-one oplossingen en losse componenten afhankelijk van de ruimte.

Ingerichte ruimtes bestaan uit:
- Yealink A30 all-in-one videobar
- Yealink oplossing met losse camera + VCM38 plafondmicrofoon voor grotere zalen
- Yealink Touch Panel voor Teams-vergaderingen
- Yealink VCH51 voor bekabeld content delen, ook buiten meetings
Deze drie elementen zorgen voor consistente bediening in elke zaal: medewerkers tikken op ‘Join’ en de vergadering start direct.
Waarom dit werkt voor resellers
- Yealink biedt één uniforme Teams Rooms-ervaring voor meerdere locaties
- geschikt voor omgevingen waar Teams én Zoom gebruikt worden
- eenvoudig beheer door consistente hardware
- schaalbaar naar grotere ruimten door toevoeging van plafondmicrofoons
- intuïtief voor gebruikers die weinig technische ervaring hebben

Het resultaat: hybride werken dat past bij de organisatie

De nieuwe installaties zijn begin dit jaar in gebruik genomen. Teams in verschillende functies, van productie en administratie tot artistieke afdelingen, kunnen nu betrouwbaar online samenwerken.

De effecten voor NO&B:
- eenvoudige bediening zonder uitleg
- heldere audio en stabiel beeld, ook bij grote groepen
- minder reistijd voor internationale samenwerking
- hybride overleg mogelijk vanuit elke ruimte
- gebruikers die direct begrijpen hoe de systemen werken
De oplossing beviel dermate goed dat inmiddels een extra ruimte tijdens de verbouwing van de artiestenfoyer wordt uitgerust met dezelfde Yealink-faciliteiten.

- Lizz van Huizen, Informatiemanager bij Nationale Opera & Ballet

Scenario’s: wanneer werkt deze oplossing voor jouw klanten?
- organisaties met meerdere locaties of campussen
- klanten die zowel Teams als Zoom gebruiken
- culturele instellingen, theaters of non-profits met hybride teams
- omgevingen met behoefte aan eenvoudige bediening zonder training
- organisaties die presentaties én vergaderingen op één systeem willen doen

Neem contact op met Tom, onze productexpert. We denken graag mee over de beste inrichting voor jouw vergaderruimtes.

Neem contact op met Tom