Ongestoord hybride vergaderen met Microsoft Teams Rooms

AViste verzorgt hybride vergaderoplossingen voor Lelystad Airport

Lelystad Airport bestaat volgend jaar alweer 50 jaar. Bij deze tweede luchthaven van Nederland zijn veel ontwikkelingen gaande, waar digitaliseren er één van is. Als onderdeel hiervan, werden in november 2022 meerdere ruimtes ingericht voor hybride vergaderen. AV-partner AViste hielp hen bij het maken van een passende keuze en de installatie. Milko Verbunt, projectleider & IT manager bij Lelystad Airport, vertelt over de aanleiding hiervoor en de ervaring met de gekozen apparatuur.

Uitdaging

Lelystad Airport is een operationeel bedrijf. Dienstverlening blijft dus op locatie plaatsvinden. Het kantoorpersoneel moest begin 2020 opeens thuiswerken. De grootste uitdaging voor de organisatie was om er op dat moment voor te zorgen dat iedereen een goede en veilige thuiswerkplek kreeg. Stap 2 was het bekijken van de mogelijkheden voor videoconferencing. Omdat er bij Lelystad Airport veel grote projecten lopen, zaten ze voor het thuiswerken veel fysiek om de tafel met leveranciers. Voor behoud van dit contact was er dus meer nodig dan alleen het inrichten van de thuiswerkplekken. Met AViste deed Lelystad Airport al zaken, bijvoorbeeld bij de aanschaf van presentatieschermen. Vanwege de goede ervaring met deze partij, namen ze voor videoconferencing ook weer contact op met AViste.

thumbnail_article-wfh-hacks-to-present-your-best-self-on-video-jpg-imgw-1000-100

“Begin 2020 moesten we, zoals vele organisaties, plotseling over op thuiswerken. We hadden op dat moment nog geen idee hoe lang dit nodig zou zijn en hebben toen als tussenoplossing een goedkope webcam aangeschaft. Zo konden we op afstand in contact blijven met elkaar en met externe relaties. Gaandeweg kwamen we erachter dat de wereld zoals we hem kenden niet meer terug zou komen. Om Lelystad Airport veel te kunnen laten groeien, moesten we dus een professionelere oplossing regelen.“

- Milko Verbunt, projectleider & IT Manager bij Lelystad Airport

microsoft-vs-webex-vs-zoom-leaders-share-their-market-insights-at-channel-partne

Voorwaarden

Lelystad Airport wilde twee vergaderruimtes inrichten voor vergaderen op afstand. De drie belangrijkste voorwaarden waaraan de oplossing moest voldoen, waren een goede beeldkwaliteit, een helder geluid en de mogelijkheid om met meerdere platforms te vergaderen. De organisatie werkt namelijk met meerdere applicaties. Afhankelijk van de instanties waarmee Lelystad Airport in contact is, kiest men voor Teams, Zoom of WebEx. Die flexibiliteit moesten ze behouden bij introductie van de conferencing apparatuur. Daarnaast zijn de vergaderruimtes van verschillend formaat. In zowel de grote als de kleine ruimte moest de apparatuur dekkend zijn.

2022042710494366859ac21a64b7cbe4a11e01b1b9f6d

Oplossing

Milko: “In 2019 hadden we AViste al ingeschakeld bij de bouw van onze brandweerkazerne met leslokaal. Naast het presentatiescherm hebben we er toen ook voor gekozen om een camerasysteem te laten installeren. AViste heeft ons daarbij geholpen en de Yealink UVC40 geleverd. We vonden dit al een erg mooi systeem, dus zijn enkele jaren later voor het inrichten van onze vergaderruimtes opnieuw naar John van AViste gestapt. Samen zijn we bij LydisPlus in de showroom gaan kijken om te zien welk systeem daarvoor het best zou aansluiten. Dat zag er fantastisch uit en we kregen een goede ontvangst van Ricky. Ik ben gewend aan korte lijnen en een goede band. Dat gevoel vond ik ook terug bij Lydis. Dus we spraken al gauw af een testopstelling neer te zetten.”

Kleine en grote vergaderruimte

De test was een succes. In de kleine vergaderruimte is daarom de Yealink UVC40 geïnstalleerd. Hierop sluit je eenvoudig je eigen device, zoals laptop, aan om de meeting te starten met een communicatieplatform naar keuze. In de grote vergaderruimtes is ook voor een BYOD-oplossing gekozen. Hier zijn de nieuwste slimme UVC86 camera's gekozen met CPW90 microfoons. In deze ruimte zit iedereen in een grote kring. Met de dubbele camera (optisch + PTZ) in de UVC86 is de hele ruimte gedekt en zijn automatisch de juiste personen in beeld.

yealink-launches-dual-4k-camera-solution

Resulaten

De grote zaal met Yealink UVC86 camera gebruikt Lelystad Airport natuurlijk zelf, maar ook verhuren ze deze weleens aan derden. Zo kunnen ze een professionele vergaderzaal bieden waarin men eenvoudig via een platform naar keuze kan videovergaderen.

Milko: "De ruimtes zijn eind 2022 opgeleverd en geïnstalleerd. Degenen die ermee werken, vinden het simpel in gebruik. Het voldoet zeker ook aan onze verwachtingen wat betreft beeld en geluid. Zo komen we professioneler over tijdens de communicatie op afstand."