Ongestoord hybride vergaderen met Microsoft Teams Rooms

Wuestman | Gemeente Vijfheerenlanden - hybride communicatie tussen gemeentehuizen

In 2019 fuseerden vijf gemeenten in de provincie Utrecht tot de Gemeente Vijfheerenlanden. Een van de gevolgen hiervan was een verhoogde frequentie van communicatie tussen de verschillende gemeentehuizen. Om hybride te kunnen vergaderen verzorgde onze partner Wuestman een passende vergaderoplossing voor meerdere ruimtes verspreid over de verschillende locaties. Nick Spelbos van Wuestman was nauw betrokken bij dit project en vertelt over de uitdagingen en oplossingen.

Uitdaging

Al snel na de fusie ontstond bij Gemeente Vijfheerenlanden de behoefte om hybride vergaderen te faciliteren. Tim Schutte, Regisseur Facilitaire Zaken bij de Gemeente, klopte met deze vraag aan bij Wuestman.

De gemeente had al meerdere Yealink MVC400 systemen aangeschaft, maar die moesten nog geïnstalleerd worden. Daarnaast wilden ze meteen extra systemen aanschaffen en laten installeren in andere ruimtes. De vraag was of de installateur voor volledige afwerking zou zorgen, waaronder het netjes wegwerken van alle bekabeling. Omdat Wuestman zowel levert als installeert, verwezen wij bij LydisPlus de gemeente door naar deze partner.

"Een van de belangrijkste wensen van de Gemeente draaide om gebruiksgemak. Ze wilden het mogelijk maken de ruimte in te lopen en direct deel te nemen aan een videocall, zonder teveel moeite. Daarnaast moest het presenteren van content geregeld worden. Ze wilden 11 vergaderruimtes, verspreid over meerdere locaties inrichten. Samen gingen we op zoek naar de juiste oplossing."

- Nick Spelbos, Accountmanager bij Wuestman

Oplossing

Nick: “De 11 ruimtes die we moesten inrichten, zijn verspreid over meerdere panden. Een van die panden, het gemeentehuis in Vianen is deels monumentaal. Dat betekende een uitdaging wat betreft bekabeling en installatie. Hier hebben we bijvoorbeeld een dubbel presentatiescherm op een vrijstaand statief geplaatst, zodat we niet in de wand hoefden te boren.”

Afhankelijk van het formaat en de inrichting van de verschillende kamers, heeft Wuestman een passende Yealink oplossing geadviseerd en geïnstalleerd. In sommige ruimtes is een Yealink videobar als basis gekozen en in andere ruimtes een MTR on Windows systeem. Deze systemen vulden ze aan met extra microfoons waar nodig, afhankelijk van de indeling van de ruimte. De gemene deler is het Yealink Teams TouchPanel, die beschikken over de bekende Teams interface.

In 90% van de gevallen vergadert Gemeente Vijfheerenlanden via Teams, maar in contact met externen kan dit ook wel eens een ander platform zijn. Daarom is elke ruimte aangevuld met een VCH51 BYOD-extender.

Zo kan de apparatuur ook gebruikt worden vanaf een eigen laptop met andere platforms. De ruimtes kregen elk twee presentatieschermen. Op het ene scherm zijn de deelnemers op afstand zichtbaar en op het andere scherm kan gelijktijdig een presentatie getoond worden (via HDMI / USB-C).

Oude raadszaal Vianen als hybride vergaderruimte

De oude raadszaal in het gemeentehuis van Vianen is een monumentale ruimte. Deze wordt tegenwoordig voor vergaderingen ingezet als Microsoft Teams Room. De ruimte is zo ingedeeld dat aanwezigen in een cirkel zitten. Iedere plek had vroeger een microfoon (discussiepost) in de tafel gebouwd, waarin men door op een knop te drukken kon spreken. De ruimte beschikte dus al over een audioprocessor.

Nick: “Het mooie aan Yealink is dat je de apparatuur kunt koppelen aan andere systemen. In dit geval hebben we dus de Yealink devices verbonden met de bestaande audioprocessor. De camera's van de MVC940 hebben we gemonteerd aan de oude lichtbalustrade, zodat iedereen goed in beeld is."

Resultaat

De één-kabel-oplossing van Yealink maakte het mogelijk voor de Gemeente Vijfheerenlanden om de bekabeling netjes weg te werken, zonder te hoeven boren. Waar al mooi afgewerkte CAT-bekabeling van goede kwaliteit aanwezig was, is deze hergebruikt, waardoor ook geen kabelgoten hoefden worden toegevoegd. Het resultaat: een strak afgewerkte ruimte!

Nick: “Om de apparatuur op afstand voor de gemeente te beheren, gebruiken wij de Yealink Management Cloud Service. Zo kunnen we tijdig detecteren of er problemen zijn. Daarnaast voeren wij 1 keer per jaar preventief onderhoud op locatie. Dan controleren we of alles nog klopt, of de bekabeling nog goed ligt en voeren wij updates door.”